FishBone Diagram (Diagram Tulang Ikan)

FishBone Diagram

A.    Pengenalan Diagram Fishbone

Dr. Kaoru Ishikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tikyo Jepang yang juga alumni teknik kimia Universitas Tokyo. Ia adalah ilmuwan  yang mengemukakan sebuah metode atau tool di dalam meningkatkan kualitas. Metode ini dikenal dengan Diagram tulang ikan (Fishbone).

Dikatakan Diagram Fishbone (Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengan tulang ikan yang moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram tulang ikan atau fishbone diagram disebut dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effect diagram. Metode tersebut awalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif. Dr.Ishikawa juga ditengarai sebagai orang pertama yang memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian kualitas (7 tools). Yakni fishbone diagram, control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.

Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram Cause and Effect (Sebab dan Akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab-akibat dipergunakan untuk untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

Diagram Fishbone (Tulang Ikan) atau Cause and Effect (Sebab dan Akibat) Ishikawa telah menciptakan ide cemerlang yang dapat membantu dan memampukan setiap orang, kelompok, organisasi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah dengan tuntas sampai ke akarnya. Kebiasaan untuk mengumpulkan beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang dihadapi oleh suatu kelompok, organisasi atau perusahaan. Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiap individu. Jadi sebenarnya dengan adanya diagram ini sangatlah bermanfaat bagi perusahaan, tidak hanya dapat menyelesaikan masalah sampai akarnya namun bisa mengasah kemampuan berpendapat bagi orang-orang yang masuk dalam tim identifikasi masalah perusahaan yang dalam mencari sebab masalah menggunakan diagram tulang ikan.

B.     Penjelasan Diagram Fishbone

             

·         Analisis ini dimulai dengan masalah yang harus diselidiki.

·         Masalah ini ditulis dalam bentuk pertanyaan di sisi kanan halaman (kepala).

·         Panah atau kepala ikan, akan mengarah ke pertanyaan di bawah pertimbangan.

·         Garis horizontal yang membagi kertas menjadi dua adalah "tulang punggung" dari diagram tulang ikan.

·         Set berikutnya adalah tulang-tulang kecil. Tulang-tulang ini merupakan kategori yang paling penting dari faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab dasar. Nama-nama kategori ini ditulis di sepanjang bagian atas dan bawah kertas, dengan panah miring menunjuk kembali ketulang punggung serta terhadap kepala, sehingga membentuk suatu pola herringbone.

C.    Cara menyusun Diagram Fishbone

Cara menyusun Diagram Fishbone dalam rangka mengidentifikasi penyebab suatu keadaan yang tidak diharap adalah sebagai berikut:

1.   Mulai dengan pernyataan masalah-masalah utama penting dan mendesak untuk diselesaikan.

2.   Tuliskan pernyataan masalah itu pada kepala ikan, yang merupakan akibat (effect). Tulislah pada sisi sebelah kanan dari kertas (kepala ikan), kemudian gambarkan tulang belakang dari kiri ke kanan dan tempatkan pernyataan masalah itu dalam kotak.

3.   Tuliskan faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi masalah kualitas sebagai tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak. Faktor-faktor penyebab atau kategori-kategori utama dapat dikembangkan melalui  Stratifikasi ke dalam pengelompokan dari faktor-faktor: manusia, mesin, peralatan, material, metode kerja, lingkungan kerja, pengukuran, dll. Atau stratifikasi melalui langkah-langkah aktual dalam proses. Faktor –faktor penyebab atau kategori-kategori  dapat dikembangkan melalui brainstorming.

Beberapa hal pokok yang perlu diingat dalam membuat isi dari diagram tulang ikan adalah :

           

ü  Perlu adanya partisipasi dari semua anggota gugus,dan semua anggota harus benar benar ikut terlibat didalam menganalisis penyebabnya.

ü  Harus didapatkan banyak ide penyebab

ü  Proses pelaksanaan mengeluarkan ide secara bebas berdasar.

ü  Tidak diperkenankan untuk mengkritik

ü  Penyebab harus terkumpul dulu sebelum seseorang mengambil tindakan pemecahan. Seringkali semua informasi ide ditulis pada sebuah papan tulis yang besar dan disajikan untuk mempertimbangkan dalam waktu beberapa hari guna memberikan kesempatan kepada mereka untuk menambah beberapa penyebab yang mungkin masih ada pada diagram tersebut seperti yang terlintas dalam benak anggota gugus.

ü  Para anggota diminta untuk memberi tanda atau memilih penyebab yang mereka rasakan penting.

D.    Cara Menganalisis dengan Diagram Fishbone 

Dalam hal melakukan Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yakni

1.   Menyiapkan sesi analisa tulang ikan .

2.   Mengidentifikasi akibat atau masalah.

3.   Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama.

4.   Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.

5.   Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama

6.   Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

Fungsi penggunaan analisis adalah :

·      Untuk mengenal sebab yang penting

·      Untuk memahami semua akibat dan penyebab

·      Untuk membandingkan prosedur kerja

·      Untuk menemukan pemecahan yang tepat

·      Untuk memecahkan hal apa yang harus dilakukan

·      Untuk mengembangkan proses

E.     Faktor-Faktor dalam Analisis Diagram Fishbone

Berikut diberikan contoh yang bisa dijadikan panduan untuk merumuskan faktor-faktor dalam mengawali pembuatan Diagram Cause and Effect :

Ø  Faktor Utama atau Primer

Tuliskan penyebab-penyebab utama atau primer, serta penyebab-penyebab sekunder itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran besar.

Contoh:

a) The 4 M’s (digunakan untuk perusahaan manufaktur)

1.      Machine (Equipment),

2.      Method (Process/Inspection)

3.      Material (Raw,Consumables etc.)

4.      Man power.

b) The 8 P’s (digunakan pada industri jasa)

1.      People

2.      Process

3.      Policies

4.      Procedures

5.      Price

6.      Promotion

7.      Place/Plant

8.      Product

c) The 4 S’s (digunakan pada industri jasa) :

1.      Surroundings

2.      Suppliers

3.      Systems

4.      Skills

d) 4 P (pendekatan manajemen pemasaran)

1.      Price

2.      Product

3.      Place

4.      Promotion

Ø  Faktor Sekunder

Tuliskan penyebab-penyebab sekunder yang mempengaruhi penyebab-penyebab utama (tulang-tulang besar), serta penyebab-penyebab sekunder itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran sedang.

Ø  Faktor Tersier

Tuliskan penyebab-penyebab tersier yang mempengaruhi penyebab-penyebab sekunder (tulang-tulang berukuran sedang), serta penyebab-penyebab tersier itu dinyatakan sebagai tulang-tulang berukuran kecil.

Ø  Faktor atau Item Terpenting

Tentukan item-item yang penting dari setiap faktor dan tandailah faktor-faktor penting tertentu yang kelihatannya memiliki pengaruh nyata terhadap karakteristik kualitas.

Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dari suatu masalah yang sedang dikaji kita dapat mengembangkan pertanyaan-pertanyaan berikut :

1.   Apakah penyebab itu? Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi?

2.   Bertanya “Mengapa” beberapa kali (konsep five whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang dimasukkan atau dicatat ke dalam diagram sebab-akibat.

F.     Manfaat Diagram Fishbone 

Fungsi  dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan.

Pada dasarnya diagram Fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut : 

Ø  Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah

Ø  Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

Ø  Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

Ø  Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil  yang diinginkan

Ø  Membahas issue secara lengkap dan rapi

Ø  Menghasilkan pemikiran baru

Jadi ditemukannya diagram Fishbone ini memberikan kemudahan dan menjadi bagian penting bagi penyelesaian masalah yang mucul bagi perusahaan.

         Penerapan diagram Fishbone ini dapat menolong kita untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya.

Apabila ingin menggunakan Diagram Fishbone kita terlebih dahulu harus melihat, di departemen, divisi dan jenis usaha apa diagram ini digunakan. Perbedaan departemen, divisi dan jenis usaha juga akan mempengaruhi sebab-sebab yang berpengaruh signifikan terhadap masalah yang mempengaruhi kualitas yang nantinya akan digunakan. 

G.    Kelebihan dan Kekurangan Diagram  FishBone

Ø  Kelebihan Fishbone diagram adalah dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dan setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab masalah tersebut.

Ø  Kekurangan Fishbone diagram adalah opinion based on tool dan di design membatasi kemampuan tim / pengguna secara visual dalam  menjabarkan masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali bila kertas yang digunakan benar – benar besar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Serta biasanya voting digunakan untuk memilih penyebab yang paling mungkin yang terdaftar pada diagram tersebut.

 Contoh Analisis Kasus

                                   

Cause
Tulang Besar ( Primer )	Tulang Sedang ( Sekunder )	Tulang Kecil ( Tersier )
PEOPLE	Ø Mahasiswa kurang berpartisipasi Ø Masih banyak mahasiswa yang tidak mengetahui informasi tentang PEMIRA Ø Masih banyak kelompok-kelompok yang lebih mementingkan kelompoknya daripada persatuan UNISMA Ø Tidak adanya Tim Dosen khusus yang bertugas untuk mengawasi proses PEMIRA dari awal hingga akhir	·   Rendahnya tingkat kepercayaan mahasiswa terhadap para calon Presiden BEM. ·   Mahasiswa malas untuk datang ke kampus ·   Jarang melihat madding ·   Tidak mendapat pemberitahuan ·   Tidak mau mencari informasi ·   Adanya fakultas yang menggap fakultas nya paling baik. ·   Perbedaan prinsip, pemikiran, dan tujuan ·   Masing-masing kelompok ingin menguasai UNISMA ·   Dosen tidak terlalu dilibatkan ·   Para Dosen tidak memiliki waktu luang ·   Dosen tidak mengetahui kegiatan PEMIRA
PROMOTION	Ø Kurangnya Sosialisasi BPM Ø Kurangnya Keterampilan para calon PEMIRA untuk menggalang masa	·   BPM hanya menggunakan Media tertulis (Mading) atau selembaran brosur ·   BPM tidak rajin mendatangi setiap kelas untuk mensosisalisasikan PEMIRA ·   Cara – cara para calon Pemira mempromosikan terlalu sederhana dan kurang menarik. ·   Calon tidak melakukan pendekatan yang intensif kepada para pemilih ·   Cara komunikasi calon pemira dalam berpidato kurang menjanjikan para pemilih
SYSTEM	Ø BPM tidak solid Ø Kurangnya independensi didalam BPM sebagai Lembaga Indepenen PEMIRA Ø Kurangnya transparasi dalam penghitungan suara Ø Pemenang PEMIRA belum di tentukan	·   Kurangnya komunikasi antar anggota BPM ·   Adanya anggota BPM yang tidak mau bekerja ·   Anggota BPM berasal dari berbagai Fakultas dan UKM ·   Anggota BPM yang dekat dengan salah satu calon akan melakukan konspirasi untuk memenangkan calon tersebut. ·   Adanya konspirasi yang dilakukan oleh anggota dari pihak BPM yang mendukung salah satu calon. ·   Adanya salah satu calon yang tidak puas dengan hasil perhitungan dan menganggap adanya kecurangan